چالش ها و سختی های ثبت شرکت

با چند نفر از دوستانم تصمیم به ثبت شرکت گرفتیم تا کسب و کار جدیدی را راه اندازی کنیم. اطلاعات اولیه در مورد ثبت شرکت داشتم و به همین خاطر قرار شد، من مراحل ثبت را پیش ببرم. به اداره ثبت شرکت های تهران رفتم تا فرآیند تأسیس شرکت را شروع کنم اما تازه متوجه شدم که هیچ اطلاعاتی از نحوه ثبت ندارم. در واقع همه چیز کاملا عوض شده بود و اصلا فرآیند حضوری معنی نداشت و من مسیر اشتباهی را انتخاب کرده بودم. با کمی پرس و جو از اداره بیرون آمدم و فکر کردم که دردسرهای کاغذ بازی و سر و کله زدن با کارشناس های مختلف وجود ندارد و با ورود
اطلاعات اینترنتی می توانم شرکت را به سادگی ثبت کنم. گرچه که تازه اول راه بودم!

قدم اول؛ چه شرکتی مناسب است؟

اولین سوالی که باید قبل از تأسیس شرکت به آن جواب می دادیم، نوع شرکت بود. چرا که در روش ثبت هم تأثیر دارد. رایج ترین قالب ها یعنی شرکت سهامی خاص و با مسئولیت محدود را پیدا کردم. برای تصمیم گیری جمعی و انتخاب قالب مناسب یک جدول طراحی کردم:

این موارد مهم ترین تفاوت های این دو شرکت هستند که بنا به نظر جمعی، ما تصمیم به ثبت شرکت سهامی خاص گرفتیم.

قدم دوم؛ چه موضوع فعالیتی را انتخاب کنیم؟

ما از اول می دانستیم که می خواهیم در حوزه بازرگانی فعالیت کنیم. یعنی موضوع شرکت کاملا برای ما مشخص بود؛ ولی زمانی که خواستم در سایت اداره ثبت شرکت ها، پیش بروم، فهمیدم یک قسمت برای انتخاب حوزه فعالیت با موضوع فعالیت تفاوت دارد.
حوزه فعالیت ما بازرگانی و موضوع فعالیت، تمام جزئیات کارهایی بود که قصد انجام آن را داشتیم. پس چند اساسنامه شرکت بازرگانی را دریافت کردم و بعد از بررسی موضوع فعالیت آن ها، دسته بندی از موضوعات شرکت بازرگانی پیدا کردم.
● خرید و فروش و صادرات و واردات

● گشایش اعتبارات اسنادی و ال سی برای شرکت
● شرکت در مناقصات و مزایدات
● خرید سهام شرکت های دیگر
● ایجاد شعب و نمایندگی در داخل و خارج از کشور
● ترخیص کالا از گمرک
● شرکت در نمایشگاه های داخلی و بین المللی
● انعقاد قرارداد با اشخاص حقیقی و حقوقی
حالا در این مرحله کارهایی که میخواستیم در شرکت انجام دهیم را به عنوان موضوع فعالیت انتخاب و در سایت اداره ثبت شرکت ها، وارد کردم.

قدم سوم؛ چه نامی انتخاب کنیم؟

قبل از اینکه شرکت را ثبت کنیم، یک اسم خوب برای آن انتخاب کرده بودیم اما در کمال تعجب اسم انتخابی ما رد شد. بعد از این متوجه شدم که باید ۴ الی ۵ نام انتخابی را از قبل تعیین می کردیم که در صورت مشابهت یا تکراری بودن، یکی از آن ها تأیید شود.
نام تک سیلابی و دو سیلابی به احتمال خیلی زیاد رد می شود. پس سراغ نام های سه سیلابی و چهار سیلابی رفتیم. اسم ها هم باید ریشه فارسی و در فرهنگ دهخدا معنی داشته باشد. فکر می کردیم ثبت شرکت یک هفته ای انجام شود ولی فقط یک هفته دنبال انتخاب نام مناسب بودیم.

قدم چهارم؛ چقدر سرمایه نیاز داریم؟

ما سرمایه اولیه زیادی برای تأسیس شرکت نداشتیم. اول مردد بودیم که با میزان سرمایه محدود می توانیم که شرکت ثبت کنیم یا نه! ولی تردید ما بی مورد بود. حداقل سرمایه قانونی برای ثبت شرکت سهامی خاص، ۱۰۰ هزار تومان است. البته که ما با ۵ میلیون تومان سرمایه ثبتی شروع کردیم. کاری که باید انجام می دادیم، این بود که ۳۵ درصد از سرمایه (یعنی ۳۵ درصد از مبلغ ۵ میلیون) را در حسابی به نام شرکتی که در حال تأسیس است، واریز کنیم.

مشکلات سایت برای ثبت شرکت

تمام گام ها را با سرچ کردن و پرس و جو متوجه شده بودم؛ حالا نوبت ورود به سامانه اداره ثبت شرکت ها بود. اینجا باید ورود اطلاعات را انجام می دادم. قطعا کار سختی نبود و با اطلاعاتی که داشتم، می توانستم تمام کار را پیش ببرم. کار را شروع کردم و در همان گام های اولیه متوجه شدم، تازه اول ماجرا است؛

● میخواستم نام شرکا را در سایت بزنم که به ایراد اول خوردم؛ شماره موبایل یکی از شرکا به اسم خودش نبود و سامانه خطا می داد. در همین مرحله زمان زیادی را از دست دادیم. بی تجربگی کار را عقب انداخت تا دوست ما یک خط با نام خودش بخرد و آن را فعال کند.
● در قسمت ورود اطلاعات اظهارنامه، متوجه شدم که بعضی موارد اشتباه بوده ولی نمی دانستم کدام گام را باید برگردم تا آن را اصلاح کنم؟! اینجا هم ظاهرا باید چند گام به عقب برمی گشتم تا ایرادات را درست کنم.
● مدارک شرکت را تمام و کمال حاضر کردم، وقتی آن را به اداره ثبت فرستادم به اخطار نقص مدارک خوردم، با پیگیری و پرس و جو فهمیدم یک مدرک ارسال نشده است. اما این ایراد چند بار برای مدارک مختلف تکرار شد و همان جا می خواستم، قید ثبت شرکت را بزنم.
● در نهایت، بعد از تمام دردسرها، ورود اطلاعات انجام شد. باید مدارک را پست می کردم. به اداره پست آمدم و بعد از مدت زیادی انتظار، کارشناس گفت که مدارک را اینجا تحویل نمی گیرند و یک سری باجه های منتخب اداره ثبت برای این کار وجود دارد.

کار را به کاردان بسپارید!

قبل از این شنیده بودم که ثبت شرکت کار چندان پیچیده ای نیست. به همین خاطر هم مراحل آن را شروع کردم! ولی نه تنها فرآیند ثبت شرکت طولانی شد بلکه هزینه های اضافی برای رفت و آمدها پرداخت کردم. اول خوشحال بودم که کار غیرحضوری است ولی به این موضوع فکر نکرده بودم که من اطلاعات و تجربه کافی برای این کار را ندارم.
این شد که دردسرهای زیادی کشیدم و شرکتی که باید ۲ هفته ثبت می شد، حدود ۲ ماه زمان برد. زمانی که برای نداشتن اطلاعات و بی تجربگی از دست رفت.

حالا فکر می کنم کاش یک صدم زمانی را که برای ثبت شرکت گذاشتم، برای پیدا کردن یک متخصص ثبتی می گذاشتم و کار را به کاردان آن می سپردم. متخصصی که کار را به صورت غیرحضوری انجام دهد و در صرفه جویی زمان و هزینه به من کمک کند. اساسنامه یک مرجع غیرحضوری برای ارائه خدمات حقوقی و ثبتی است که می توان روی آن حساب باز کرد.